contoh surat tanggapan komplain

Jakarta, 01 Maret 2011

No : 008/SK-NGU/III/2011
Perihal : Komplain Barang Rusak
Lamp : -

Kepada
Yth. RS Panti Rapih
u.p Instalasi Farmasi
di Yogyakarta

Dengan Hormat,

Pertama - tama atas nama Management kami mengucapkan banyak terimakasih atas Kerjasama yang telah terbina selama ini serta kepercayaannya kepada PT Nutrindo Grahahusada Utama selaku principle Perusahaan Farmasi di mana obat- obat kami bisa di pergunakan untuk membantu melayani kebutuhan Rumah Sakit.

Melalui surat yang telah dilayangkan RS kepada kami dengan No: 04/IFRSPR/02-11 yang telah kami terima tertanggal 18 Februari 2011. Untuk itu mohon maaf jika balasan surat kami mengalami keterlambatan, hal ini di karenakan proses analisa secara akurat dari kami membutuhkan waktu. Demikian mohon maklum.

Selanjutnya jika kami boleh simpulkan komplain dari Bapak/ibu/sdr bahwa produk Q10 DS dengan no Batch 8173001 ED 04.2.012 mengalami kerusakan ( berjamur, bocor/pecah dan penyok ) dan pada kemasan blister untuk lapisan Alumunium foilnya tidak tertera identitas nama produk pada tiap softgelnya ( jika produk di potong ), sehingga terkesan kurang informatif.
Untuk komplain di atas maka kami akan mencoba menjawab, bahwasannya pada :
1. No Batch 8173001 tsb sebagian dari proses drying pabrik mengalami sedikit kendala yaitu proses drying yang kurang sempurna, akibatnya mengalami kondisi lembab, apalagi sifat dari GELATIN yg alami sangat rentan dengan kondisi lembab yang akhirnya mengakibatkan produk berjamur.
2. Proses pengepresan packing kemasan blister pada alumunium foil yang terlalu panas ( suhu tertentu ) juga memicu produk mengalami pemuaian yang akhirnya berakibat pecah / bocor ( secara perlahan)
3. Pada proses packing ( pencantuman label nama produk) pada alumunium foil kemasan belakang blister telah mengalami perbaikan dan pembaharuan ( seperti yang di harapkan RS ) pada proses produksi selanjutnya ( setelah no batch yang di komplain RS )

Namun semua kritik dan komplain ini adalah bersifat membangun, di mana kami akan terus berupaya lebih meningkatkan pelayanan dan kualitas produk untuk suatu kerjasama yang koopertif.
Untuk itu kami dan distributor akan selalu berkomitmen memberikan pelayanan yang optimal dan menggantikan semua bentuk komplain barang rusak sesuai dengan kondisi yang ada dan terjadi.

Demikian penjelasan yang bisa kami sampaikan kepada pihak RS Panti Rapih,
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.


Hormat Kami
Product Management



Noer S.Si,Apt